MPPBJ : BAB VIII : PROSEDUR PENATAUSAHAAN PENGADAAN BARANGJASA

BAB VIII
PROSEDUR PENATAUSAHAAN PENGADAAN BARANG/JASA
A. Prinsip Umum :
Dalam rangka tertib administrasi, tertib anggaran dan
pengendalian/pengawasan, kegiatan pengadaan barang/jasa perlu diperhatikan
hal-hal sbb:
1. Pada setiap awal tahun anggaran berdasarkan DIPA/POK Kuasa Pengguna
Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen menyusun Rencana
Kegiatan/Pengadaan Barang/Jasa Tahun Anggaran berkenaan sesuai dengan
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya;
2. Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Penerbit
SPM dan Bendahara Pengeluaran atau pejabat yang terkait pengeluaran
anggaran belanja negara, dalam menyelenggarakan kegiatan yang berakibat
terhadap pengeluaran Negara harus didasarkan atas Rencana Kerja dan
memperhatikan pagu alokasi dan Mata Anggaran/Akun yang telah ditetapkan
dalam DIPA/POK Tahun Anggaran berkenaan;
3. Pagu alokasi anggaran merupakan batas tertinggi pengeluaran yang tidak
boleh dilampaui. Jika alokasi dana untuk kegiatan, pengadaan barang/jasa
belum tersedia atau tidak mencukupi, namun kegiatan atau pengadaan
barang/jasa tersebut sangat diperlukan agar ditempuh prosedur revisi DIPA/
POK dengan berpedoman ketentuan yang berlaku;
4. Untuk menghindari terlampauinya pagu alokasi anggaran, Bagian
Keuangan/Pejabat Penerbit SPM atau Bendahara Pengeluaran agar membuat
kartu pengawasan pagu seperti Kartu Pengawasan Realisasi, Kartu
Pengawasan Kontrak dengan memanfaatkan aplikasi yang tersedia (aplikasi
SPM) atau secara manual;
5. Untuk tertib administrasi dan tertib pengelolaan barang milik negara setiap hasil
pengadaan barang/jasa agar ditatausahakan dengan baik. Untuk belanja modal
dicacat dalam dalam Kartu Inventaris Barang/SIMAK-BMN, sedangkan barang
habis pakai seperti ATK, Cetakan atau Obatan-obatan dsb yang
penggunaaannya agar dilakukan secara bertahap/sesuai keperluan, serta
ditatausahakan dengan baik sehingga dapat diketahui sisa dan stok barang
secara periodik (stok opname). Stok opname diperlukan sebagai dasar
pertimbangan KPA untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
6. Setiap akhir tahun anggaran Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat
Komitmen melaporkan dan melakukan serah terima kepada Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atas aset hasil pengadaan barang/jasa
dan aset lainnya yang telah dilaksanakannya selama 1 tahun anggaran.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan swakelola
adalah sebagai berikut :
1. Pengadaan barang/jasa dalam Swakelola yang membutuhkan penyedia
barang/jasa dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Keputusan Presiden Nomor
80 Tahun 2003 ini.
2. Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dapat dilakukan harian atau
borongan.
3. Pembayaran gaji tenaga ahli tertentu yang diperlukan dilakukan berdasarkan
kontrak konsultan perorangan.
4. Penggunaan tenaga kerja, bahan dan peralatan dicatat setiap hari dalam
laporan harian.
5. Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan
dan kapasitas penyimpanan.
6. Panjar (uang muka) dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal secara
bulanan.
7. Pencapaian target fisik dicatat setiap hari dan dievaluasi setiap minggu agar
diketahui apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang
dicapai, sedangkan pencapaian target non-fisik/perangkat lunak dicatat dan
dievaluasi setiap bulan.
8. Pengawasan pekerjaan fisik di lapangan dilakukan oleh pelaksana yang
ditunjuk oleh pejabat pembuat komitmen, berdasarkan rencana yang telah
ditetapkan.
9. Khusus Swakelola oleh instansi pemerintah lain non swadana: Pembayaran
pengadaan dengan menggunakan uang persediaan, dilakukan oleh instansi
pemerintah pelaksana pengelola.
10. Khusus Swakelola yang dilaksanakan oleh penerima hibah: Penyaluran dana
hibah khusus untuk pekerjaan konstruksi dilakukan secara bertahap sebagai
berikut:
a. 50% (lima puluh persen) apabila organisasi pelaksanaan penerimaan hibah
telah siap.
b. 50% (lima puluh persen) sisanya apabila pekerjaan telah mencapai 30%
(tiga puluh persen).
11. Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan
dilaporkan oleh pelaksana lapangan/pelaksana swakelola kepada Pejabat
Pembuat Komitmen setiap bulan.
12. Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan setiap bulan oleh
Pejabat Pembuat komitmen kepada Menteri/Kepala Lembaga Pemerintah Non
Kementerian/Gubernur/Bupati/Walikota/Direktur Utama BUMN/BUMD terkait
atau pejabat yang disamakan.
B. Pengadaan Langsung ( Nilai dibawah Rp5.000.000,- ):
Pengadaan langsung dilakukan untuk nilai dibawah Rp5.000.000,-.
Pengadaan langsung tersebut dilakukan sesuai kebutuhan dengan tetap
memperhatikan tingkat kewajaran harga yang berlaku dan sebagai dokumen
pendukung adalah berupa Kuitansi/Faktur dari Penyedia Barang/Jasa, Tanda
terima barang dicantumkan pada faktur oleh salah satu Anggota Panitia Penerima
Barang atau petugas pada Subbagian Umum yang ditunjuk.
Untuk menghindari adanya temuan hasil pemeriksaan dari pemeriksa
fungsional, KPA/PPK agar tidak melakukan pemecahan terhadap nilai pengadaan
barang/jasa yang telah ditetapkan dalam DIPA, karena mengindari pelelangan atau
proses pengadaan yang telah ditetapkan, disamping hal tersebut juga akan
mengurangi penerimaan pajak.
C. Penunjukan Langsung (Nilai di atas Rp5.000.000,- s/d D Rp50.000.000,-) :
1. Dalam rangka efektifitas dan efisiensi penggunaan uang negara, sebelum
melaksanakan pengadaan dengan metode penunjukan langsung yang nilainya
sampai dengan Rp50 juta, Pejabat Pembuat Komitmen melaporkan rencana
pengadaan barang/jasa kepada Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna
Anggaran atau Atasan Langsungnya dengan Nota Dinas untuk mendapatkan
ijin/arahan.
Khusus untuk pengadaan barang yang habis pakai seperti ATK, Cetakan, Obatobatan
dilampirkan stok opname, sehingga dapat diketahui secara riil
kebutuhan. Serta dapat dihindari adanya inefisiensi penggunaan keuangan
negara (contoh format terlampir, lampiran 1);
2. Kuasa Pengguna Anggaran melakukan penelitian/penilaian dari segi efektifitas
dan efisiensi terhadap usulan rencana pengadaan barang/jasa tersebut,
selanjutnya memberikan disposisi persetujuan atau menolak dan/atau
memberikan arahan lain yang diperlukan;
3. Sesuai disposisi/arahan tersebut, Pejabat Pembuat Komitmen melakukan
tindak lanjut :
a. Jika arahannya secara prinsip menyetujui (sesuai usulan atau adanya
pengurangan/penambahan), PPK memerintahkan kepada Pejabat
Pengadaan Barang/Jasa untuk melaksanakan proses pengadaan barang
dan jasa dengan mempedomani ketentuan yang berlaku dengan
menerbitkan Surat/Nota Dinas ( contoh terlampir, lampiran 2 );
b. Jika arahannya menolak, maka PPK tidak melakukan pengadaan
barang/jasa;
4. Berdasarkan perintah yang tercantum dalam Nota Dinas dari Pejabat Pembuat
Komitmen, Pejabat Panitia Pengadaan membuat undangan kepada penyedia
barang/jasa (dapat satu atau lebih dari satu rekanan) untuk menyampaikan
data-data perusahaan dalam rangka proses prakualifikasi dan surat penawaran
harga. (surat undangan cukup dilakukan oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa
yang ditunjuk, karena sesuai SK Penetapan Penunjukan Pejabat Pengadaan
Barang/Jasa yang bersangkutan telah diberikan kewenangan untuk
melaksanakan pengadaan barang/jasa) (Hal ini merupakan bentuk pemisahan
kewenangan dan untuk menghindari terjadinya KKN);
5. Penyedia barang/jasa yang dipilih menyampaikan dokumen-dokumen
perusahaan kepada Pejabat Panitia Pengadaan Barang/Jasa untuk dilakukan
prakualifikasi dan klarifikasi serta negosiasi harga. Hasil prakualifikasi dan
klarifikasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara Kualifikasi, Klarifikasi dan
Negosiasi Harga (contoh format terlampir, lampiran 3);
6. Pejabat Panitia Pengadaan Barang/Jasa bersama membuat HPS (Harga
Perkiraan Sendiri) berdasarkan data-data/harga pasar setempat, informasi
harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS, asosiasi terkait dan
sumber data lain yang dapat dipertanggung jawabkan, daftar biaya/tarif
barang/jasa yang dikeluarkan oleh agen tunggal/pabrikan, biaya kontrak
sebelumnya yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor
perubahan biaya apabila terjadi perubahan biaya atau standar biaya yang
dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. HPS tersebut selanjutnya ditetapkan
oleh Pejabat Pembuat Komitmen (contoh format terlampir, lampiran 4).
7. Sebelum melaksanakan proses pengadaan barang/jasa, Pejabat Pengadaan
Barang/Jasa bersama Penyedia Barang/Jasa dan KPA/Pejabat Pembuat
Komitmen membuat Pakta Integritas yang berisi ikrar untuk mencegah dan
tidak melakukan KKN dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa (contoh
format terlampir, lampiran 5);
8. Pejabat Panitia Pengadaan Barang/Jasa melakukan prakualifikasi terhadap
perusahaan dan jika lulus melakukan evaluasi/klarifikasi/negosiasi harga baik
dari segi teknis maupun biaya dengan membuat Berita Acara
Negosiasi/Klarifikasi dengan penyedia barang/jasa (contoh format terlampir,
lampiran 6);
9. Perhitungan biaya dalam proses negosiasi/klarifikasi tersebut
memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (10%) sedangkan PPh merupakan
kewajiban dari rekanan/pihak ketiga;
10. Pejabat Pengadaan Barang/Jasa melaporkan dan mengusulkan penunjukan/
penetapan penyedia barang/jasa kepada Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat
Pembuat Komitmen melalui Nota Dinas/Surat (contoh format terlampir, lampiran
7) dan berdasarkan laporan/usulan tersebut Pejabat Pembuat Komitmen
menetapkan penunjukan penyedian barang/jasa (contoh format terlampir,
lampiran 8);
D. Pengadaan Barang/Jasa Diatas Rp 50.000.000,- s.d Rp 100.000.000,-
Pada dasarnya prosedur atau langkah-langkah awal administrasi
pengadaan barang/jasa sampai dengan nilai Rp. 50 juta berlaku untuk juga
pengadaan barang/jasa diatas Rp. 50 juta. Perbedaannya hanya dalam proses
pengadaannya dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa.
Pengadaan barang/Jasa diatas Rp. 50.000.000,- s.d Rp.100.000.000,-
melalui Pemilihan Langsung dilakukan dengan mengundang paling sedikit 3
Penyedia Barang/Jasa untuk selanjutnya dilakukan proses prakualifikasi, klarifikasi
dan negosiasi dengan mempedomani ketentuan yang ditetapkan dalam Keppres
No.80 Tahun 2003. Khusus untuk pekerjaan konstruksi fisik KPA/PPK terlebih
dahulu perlu menyusun Kerangka Acuan Kerja/TOR.

Selanjutnya penatausahaan proses pemilihan langsung tersebut agar
mengacu pada langkah-langkah pada pengadaan barang di bawah Rp.
50.000.000,- tersebut di atas.
E. Pelelangan Umum/Terbatas.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam Pengadan Barang/Jasa yang
nilainya diatas 50 juta, dengan Pelelangan Umum Terbatas dan Prakualifikasi
antara lain sebagai berikut :
1. Setelah menerima perintah dari Pejabat Pembuat Komitmen, Panitia
Pengadaan Barang/Jasa menetapkan metode rencana pengadaan, apakah
dilakukan dengan Pemilihan Langsung atau dengan Pelelangan Umum/
Terbatas apabila nilai pengadaannya antara Rp. 50 juta sampai dengan Rp100
juta. Sedangkan untuk nilai diatas Rp.100 juta harus dilakukan melalui
Pelelangan Umum/Terbatas atau dengan seleksi umum/terbatas.
Khusus untuk pengadaan jasa Konsultansi dilakukan dengan Seleksi
Umum/Terbatas atau Seleksi Langsung atau penunjukan Langsung dan
pengadaan barang/jasa lainnya dapat dilakukan dengan Swakelola dengan
memperhatikan nilai dan jenis kegiatannya. Selanjutnya menetapkan sistem
penilaian pengadaan apakah dengan Prakualifikasi atau Pascakualifikasi;
2. Panitia Pengadaan Barang/Jasa menyusun jadual pengadaan dan khusus
untuk pekerjaan konstruksi dibantu oleh Manajemen Konstruksi/Konsultan
Perencana mulai dari awal pelaksanaan, proses pelelangan sampai dengan
penandatanganan SPK/Kontrak/SPMK;
3. Panitia Pengadaan Barang/Jasa mengumumkan proses pengadaan
barang/jasa sesuai nilai pengadaan barang/jasa di Papan Pengumuman Resmi,
Website Pengadaan Nasional, Surat Kabar Provinsi atau Nasional
(Pengumuman sekurang-kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja
untuk yang tercantum pada Papan Pengumuman Resmi, sedangkan di Surat
Kabar minimal dilakukan sekali di awal masa pengumuman ;
4. Rekanan yang berminat mengambil dokumen prakualifikasi (dimulai sejak
tanggal pengumuman lelang sampai dengan satu hari sebelum batas
pemasukan dokumen prakualifikasi), selanjutnya menyampaikan dokumendokumen
prakualifikasi sesuai jadual yang ditetapkan (minimal 3 hari kerja
setelah berakhirnya pengumuman prakualifikasi). Apabila penyedia jasa yang
lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan pengumuman
prakualifikasi ulang dan penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikas tidak
5. Panitia melakukan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi dan menetapkan
serta mengumumkan hasil prakualifikasi (tenggang waktu antara hari
pengumuman dengan batas hari pengambilan dokumen prakualifikasi minimal
7 hari kerja) dan kepada para rekanan/perusahaan diberikan waktu untuk
menyanggah hasil prakualifikasi tersebut;
6. Panitia Pengadaan Barang/Jasa menerbitkan surat undangan kepada
perusahaan yang lulus prakualifikasi dan mengambil dokumen
lelang/pengadaan barang/jasa;
7. Panitia Pengadaan Barang/Jasa melakukan penjelasan aanwijzing dan
menyusun Berita Acara Penjelasan/Aanwijzing dan perubahannya
(penjelasan/aanwijzing dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak
tanggal pengumuman;
8. Rekanan/Perusahaan yang lulus prakualifikasi menyampaikan dokumen
penawaran dimulai satu hari setelah penjelasan/aanwijzing. Batas akhir
pemasukan dokumen penawaran minimal 7 (tujuh) hari kerja setelah
penjelasan.
Catatan : Pengalokasian waktu diluar proses tersebut di atas diserahkan
sepenuhnya kepada Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Anggaran/ Pembuat
Komitmen.
9. Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa, Panitia Pengadaan
Barang/Jasa dan Pejabat Pembuat Komitmen menyusun/ membuat HPS
berdasarkan harga pasar setempat menjelang dilaksanakan pengadaan,
informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS, asosiasi
terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan, daftar
biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh agen tunggal/pabrikan, biaya
kontrak sebelumnya yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor
perubahan biaya apabila terjadi perubahan biaya dan biaya standar yang
dikeluarkan oleh instansi yang berwenang misal pemda setempat.
10. Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa Pejabat Pengadaan
barang/Jasa bersama rekanan dan KPA/Pejabat Pembuat Komitmen membuat
Pakta Integritas yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan Kolusi,
Korupsi dan Nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
11. Rekanan/perusahaan mengajukan Surat Penawaran Harga. Panitia Pengadaan
Barang/Jasa melakukan pembukaan penawaran sekaligus melakukan evaluasi
terhadap penawaran yang masuk, selanjutnya setelah proses
pelelangan/seleksi tersebut Panitia Pengadaan Barang/Jasa menetapkan calon
pemenang lelang dan mengusulkan pemenang lelang kepada pejabat pembuat
komitmen melalui nota dinas/surat;
12. Kepada para rekanan/perusahaan diberikan tenggang waktu untuk
menyanggah hasil lelang/seleksi dalam pengumuman lelang/seleksi tersebut.
Dalam waktu 5 (lima) hari sejak diterimanya sanggahan, Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib memberikan tanggapan atas
sanggahan dan jika pihak rekanan/perusahaan tersebut tidak dapat menerima
tanggapan sanggahan dapat mengajukan banding kepada Menteri/Pimpinan
Lembaga selambat-lambatnya 5 (lima) hari sejak diterimanya tanggapan atas
sanggahan dan Menteri/Pimpinan Lembaga harus memberikan tanggapan
selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari kerja sejak surat banding diterima.
13. Jika sanggahan tersebut ternyata benar sesuai kriteria yang ditetapkan pada
Pasal 27 Keppres 80 Tahun 2003, maka harus dilakukan pelelangan ulang dan
dilakukan penggantian para panitia pengadaan seluruhnya.
14. Jika masa sanggah telah selesai atau telah dijawab dan tidak perlu dilakukan
pelelangan ulang, maka PA/KPA/PPK sesuai kewenangannya melakukan
penunjukan pemenang lelang dengan SK atau Surat dan menyusun
SPK/Kontrak dan/atau SPMK (contoh format terlampir, lampiran 11,12 dan 13) .
15. Penandatanganan kontrak dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari
setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ) dengan
syarat penyedia barang/jasa telah menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan
ketentuan :
a. nilai jaminan pelaksanaan dengan jaminan bank 5% dari nilai kontrak
(kecuali untuk nilai pengadaan kecil sampai dengan 50 juta rupiah tanpa
jaminan pelaksanaan)
b. masa berlakunya jaminan pelaksanaan sekurang-kurangnya sejak tanggal
penandatanganan kontrak sampai dengan 14 (empat belas) hari setelah
tanggal masa pemeliharaan berakhir yang ditetapkan dalam kontrak.